Urenregistratie in de horeca: GKS, Dimona en het afwijkingsdocument naast elkaar
Stand van zaken op 22 oktober 2026.
Een horecazaak in België registreert de tijd van haar personeel vandaag al op drie manieren: de aanwezigheidsregistratie via het geregistreerd kassasysteem (GKS), de Dimona-aangifte (voor gelegenheidswerkers en flexi’s per dag met begin- en einduur) en het afwijkingsdocument voor deeltijdsen. Vanaf 2027 komt daar wellicht een vierde bij: de algemene registratie van de arbeidstijd voor elke werknemer (voorontwerp, nieuw artikel 38quinquies van de Arbeidswet). Ze vervangen elkaar niet — de slimste aanpak is één bron waaruit je ze allemaal voedt.
“Ik registreer toch al alles in mijn kassa?” Dat horen we vaak, en het klopt maar half. Elke verplichting heeft een ander doel, een andere doelgroep en een andere controleur. Hieronder zetten we ze naast elkaar.
De vier registraties in één overzicht
| Registratie | Doel | Voor wie | Wanneer |
|---|---|---|---|
| GKS — aanwezigheidsregistratie | Wie werkt er op de vestiging, van wanneer tot wanneer (begin- en einduur van de werkdag) | Alle personeelsleden in een vestiging met horeca-activiteit, ook buiten PC 302; niet voor gelegenheidswerkers en flexi’s die per dag in Dimona staan | Elke werkdag. GKS 2.0 is verplicht sinds 1 juli 2026 |
| Dimona | Aangifte van de tewerkstelling bij de RSZ | Elke werknemer; gelegenheidswerkers en flexi’s per dag, met begin- en einduur | Vóór de start van de prestatie |
| Afwijkingsdocument | Elke afwijking van het uurrooster van een deeltijdse vastleggen | Deeltijdse werknemers | Meteen bij de afwijking — niet op het einde van de dag of de week |
| Registratie arbeidstijd (voorontwerp) | De werkelijk gewerkte tijd, objectief en betrouwbaar, controleerbaar door werknemer en inspectie | Elke werknemer, behalve (volgens het voorontwerp) leidinggevenden, vertrouwensposten, telewerkers en reizend personeel | Gepland vanaf 1 januari 2027, systeem uiterlijk 1 april 2027 |
1. De aanwezigheidsregistratie in je kassa
Sinds het geregistreerd kassasysteem (de “witte kassa”) registreer je in de horeca het begin- en einduur van de werkdag van je personeel. Die registratie verloopt via het GKS of via het alternatieve systeem van aanwezigheidsregistratie (ASA), en is ook nodig om de doelgroepvermindering voor vaste werknemers te kunnen toepassen. Sinds 1 juli 2026 moeten kassa en fiscale datamodule als GKS 2.0 gecertificeerd zijn. Belangrijk: de GKS-registratie vervangt Dimona niet.
2. Dimona: de aangifte, niet de registratie
Dimona meldt aan de RSZ dát iemand voor je werkt. Voor gelegenheidswerkers en flexi-jobbers doe je dat per dag, met het begin- en einduur van de prestatie. De dagelijkse registratie in de horeca vult je Dimona’s aan, maar vervangt ze niet.
3. Het afwijkingsdocument voor deeltijdsen
Werkt een deeltijdse langer of op een ander moment dan haar rooster, dan moet je die afwijking onmiddellijk noteren. Een tijdsregistratiesysteem dat elektronisch de identiteit van de werknemer, het begin- en einduur per dag, de pauzes en de periode bijhoudt, kan het papieren document vervangen — mits het aan de wettelijke voorwaarden voldoet. Vraag je sociaal secretariaat om dat voor jouw systeem te bevestigen.
4. De nieuwe algemene registratieplicht
De nieuwe regel gaat breder: niet alleen deeltijdsen en niet alleen aanwezigheid, maar de werkelijk gewerkte tijd van elke werknemer. Je mag vertrekken van het rooster en de afwijkingen noteren, zolang de werkelijke arbeidstijd daaruit af te leiden is. Alles over de stand van zaken lees je in Verplichte tijdsregistratie vanaf 2027: wat horecazaken nu moeten weten.
Het risico zit in de verschillen. Wie vier registraties apart bijhoudt, krijgt vier versies van de waarheid: de kassa zegt 17:02, het rooster 17:00, het afwijkingsbriefje 16:45 en het sociaal secretariaat rekent met 17:00. Bij een controle of een discussie over overuren is dat precies wat je niet wil.
Eén bron, vier verplichtingen
Praktisch komt het hierop neer:
- Plan in één rooster en publiceer het naar je ploeg. Dat is je referentie.
- Laat iedereen prikken op één plek, met een persoonlijke code — liefst op de tablet in de zaak.
- Zie de afwijkingen naast het rooster en keur ze goed: later gesloten, ingevallen, vroeger naar huis.
- Exporteer de goedgekeurde uren naar je sociaal secretariaat, en hou je GKS-registratie en Dimona’s in lijn met diezelfde cijfers.
Dat is precies hoe Cilurzo Planning werkt: rooster, prikklok en urenexport (voor Partena, SD Worx, Acerta en Securex) uit dezelfde gegevens, met de ruwe prik altijd bewaard en elke correctie op naam. Cilurzo is geen kassa en doet je Dimona-aangiftes niet; het is de urenregistratie die ervoor zorgt dat al die systemen hetzelfde vertellen.
Eén rooster, één waarheid
Probeer Cilurzo Planning 6 maanden gratis met alle Pro-functies. Geen kredietkaart nodig.
Veelgestelde vragen
Is de GKS-registratie genoeg voor de nieuwe registratieplicht?
Dat staat nog niet vast. Werkgeversorganisaties vragen dat bestaande registraties zoals Dimona en prestatiebladen meetellen, maar de definitieve wet moet dat nog bevestigen. De GKS registreert aanwezigheid, niet noodzakelijk de werkelijk gewerkte arbeidstijd met pauzes.
Moet ik voor flexi-jobbers nog iets extra registreren?
Flexi-jobbers en gelegenheidswerkers geef je per dag aan in Dimona met begin- en einduur; voor hen geldt de aanwezigheidsregistratie in het GKS niet. Of de nieuwe algemene registratie voor hen bovenop Dimona komt, moet de definitieve wet uitwijzen.
Kan een app het afwijkingsdocument vervangen?
Ja, als het systeem elektronisch de identiteit van de werknemer, het begin- en einduur per dag, de pauzes en de periode registreert en aan de wettelijke voorwaarden voldoet. Laat dat bevestigen door je sociaal secretariaat.
Wie controleert dit?
De sociale inspectie controleert de arbeidstijd en de afwijkingsdocumenten; de FOD Financiën en de RSZ volgen het GKS en de Dimona-aangiftes op. Daarom is het zo belangrijk dat alle cijfers uit dezelfde bron komen.
Bronnen
- RSZ, “De dagelijkse registratie van werknemers in de horeca” — socialsecurity.be
- FOD Financiën, GKS 2.0 verplicht vanaf 1 juli 2026 — geregistreerdkassasysteem.be
- SD Worx, “Parttimers in je horecazaak? 4 administratieve vereenvoudigingen” — sdworx.be
- Partena Professional, FAQ arbeidstijdregistratie vanaf 1 januari 2027 — legalnews.be
- KMO Partners over het voorontwerp en NAR-advies nr. 2.499 (7 oktober 2026) — kmo.partners
Dit artikel is informatief en geen juridisch advies.
Meer klanten via je website?
Gratis analyse van je huidige site. Geen verplichtingen, ik reageer binnen 24 uur.
Vraag gratis analyse aan