Verplichte tijdsregistratie vanaf 2027: wat horecazaken nu moeten weten

Stand van zaken op 22 oktober 2026. We werken dit artikel bij zodra de wet gestemd en gepubliceerd is.

Voor de horeca is dat geen ver-van-je-bedshow. Een keuken die later sluit, een student die invalt, een gesplitste dienst, een extra die een uur vroeger naar huis mag: in geen enkele sector wijkt de gewerkte tijd zo vaak af van het rooster. Wie vandaag met een papieren planning en een groepschat werkt, zal straks moeten kunnen aantonen hoeveel uur er écht gewerkt is. In dit artikel lees je wat er op tafel ligt, wat nog onzeker is, en hoe je je zaak er nu al op voorbereidt.

Waar komt de verplichting vandaan?

De wortel ligt in Europa. Op 14 mei 2019 oordeelde het Hof van Justitie in de zaak CCOO (C-55/18) dat lidstaten werkgevers moeten verplichten om een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem in te voeren waarmee de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer gemeten wordt. Alleen zo kan je nagaan of de regels over maximale arbeidsduur en rusttijden nageleefd worden. België had die uitspraak nog niet algemeen omgezet.

De federale regering kondigde de registratieplicht aan in haar begrotingsakkoord van eind november 2025. Minister Clarinval vroeg op 26 maart 2026 het advies van de Nationale Arbeidsraad (NAR) over het voorontwerp. Dat advies (nr. 2.499) kwam er op 30 september 2026, maar de sociale partners raakten het niet eens.

Wat moet je registreren?

Op basis van het voorontwerp en de toelichting van de sociale secretariaten ziet de verplichting er zo uit:

• De werkelijk gewerkte tijd, per dag en per week, voor elke werknemer.
• Objectief en betrouwbaar: de gegevens mogen niet zomaar eenzijdig aan te passen zijn, en moeten weergeven wat er écht gewerkt is.
• Toegankelijk: de werknemer en de inspectiediensten moeten de gegevens kunnen raadplegen.
• Rooster plus afwijkingen mag. Werk je met een vast of variabel uurrooster, dan volstaat het om de afwijkingen daarvan te registreren — op voorwaarde dat de werkelijke arbeidstijd daaruit af te leiden is. Een rooster met enkel de geplande uren is niet genoeg.
• Vrije keuze van systeem. Software, een badge, een app of een ander geschikt systeem: een klassieke prikklok is geen wettelijke vereiste.

Wie valt eronder, en wie niet?

De verplichting geldt voor werkgevers in de privé- en de publieke sector, zonder onderscheid naar sector of grootte. Volgens het voorontwerp vallen wel een aantal groepen buiten de regeling: leidinggevenden en personeel met een vertrouwenspost, telewerkers en reizend personeel. In een horecazaak gaat het dus om bijna iedereen op de vloer en in de keuken: vaste koks, zaalpersoneel, deeltijdsen, studenten en flexi-jobbers.

De vakbonden willen die uitzonderingen net schrappen, en vragen ook een registratie van pauzes en een bewaartermijn van tien jaar. De werkgeversorganisaties vinden een algemene verplichting overbodig en de data van januari en april 2027 onhaalbaar; zij vragen minstens een jaar na publicatie in het Staatsblad. Welke kant de regering kiest, is nog niet bekend.

Hoe lang bewaren, en wat als je het niet doet?

Het voorontwerp legt (nog) geen bewaartermijn vast. Partena verwacht vijf jaar, gelijk aan de termijn voor de andere sociale documenten. Sancties zijn evenmin bekend. Maar ook zonder specifieke boete wordt een gebrek aan betrouwbare registratie vandaag al duur: bij een discussie over onbetaalde overuren ligt de bewijslast steeds vaker bij de werkgever.

Wat betekent dit voor de horeca?

De horeca heeft al registratieplichten die blijven bestaan. De nieuwe regel komt er bovenop:

Verplichting	Wat	Blijft?
Geregistreerd kassasysteem (GKS)	Aanwezigheidsregistratie (begin- en einduur) van het personeel in een horecavestiging; sinds 1 juli 2026 is GKS 2.0 verplicht	Ja
Dimona	Aangifte van elke tewerkstelling; voor gelegenheidswerkers en flexi’s per dag met begin- en einduur	Ja
Afwijkingsdocument deeltijdsen	Elke afwijking van het uurrooster van een deeltijdse, meteen genoteerd — tenzij een tijdsregistratiesysteem aan de wettelijke voorwaarden voldoet	Ja
Nieuwe registratieplicht (voorontwerp)	De werkelijk gewerkte tijd van élke werknemer, objectief en betrouwbaar	Gepland vanaf 2027

Hoe die vier zich tot elkaar verhouden, lees je in Urenregistratie in de horeca: GKS, Dimona en het afwijkingsdocument naast elkaar.

Zo bereid je je zaak nu al voor

1. Breng in kaart wie waar en hoe werkt. Vaste uren, variabele roosters, deeltijdsen, studenten, flexi’s — en wie volgens het voorontwerp uitgezonderd zou zijn.
2. Vergelijk je rooster met wat er écht gebeurt. Hoeveel afwijkt er per week? Dat is precies wat je straks moet kunnen aantonen.
3. Kies één systeem als bron. Het rooster, de prikklok en de export naar je sociaal secretariaat horen uit dezelfde gegevens te komen — anders heb je drie waarheden.
4. Bewaar de ruwe gegevens. Rond je af (op vijf of vijftien minuten), bewaar dan altijd ook de echte prik. Een afgerond uur zonder bron is niet betrouwbaar.
5. Leg vast wie mag corrigeren. Een vergeten uitklok gebeurt; een correctie moet traceerbaar zijn, met naam en tijdstip.
6. Pas je arbeidsreglement aan zodra de wet er is: hoe registreer je, en hoe keur je overuren goed.

Hoe Cilurzo Planning hierbij helpt

Cilurzo Planning is gebouwd voor horecaploegen met veel flexi-jobbers, studenten en extra’s — en registreert de arbeidstijd vandaag al op de manier die het voorontwerp vraagt:

• Objectief: elke medewerker prikt met een persoonlijke code op de tablet in je zaak. Optioneel met een locatiecontrole, zodat niemand van thuis uit inklokt.
• Betrouwbaar: de ruwe prik blijft altijd bewaard naast het afgeronde uur, en elke correctie staat op naam van wie ze deed.
• Toegankelijk: je medewerker ziet zijn eigen gewerkte uren in zijn login; jij exporteert ze per periode in het formaat van Partena, SD Worx, Acerta of Securex.
• Rooster + afwijkingen: het gepubliceerde rooster is de basis, de werkelijk gewerkte tijd staat ernaast. Te vroeg inklokken, vergeten uit te klokken of een inval zie je meteen.
• In één klik streng: met het profiel Strikt & controleerbaar zet je goedkeuring op elke opgenomen shift, klokken enkel op de tablet en exacte minuten zonder afronding in één keer aan.

Wat Cilurzo Planning níét doet: het vervangt je geregistreerd kassasysteem (GKS) en je Dimona-aangiftes niet. Het is de urenregistratie en het rooster ernaast — zodat je per medewerker weet wat er gepland en wat er gewerkt is.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• Hof van Justitie van de EU, arrest C-55/18 (CCOO), 14 mei 2019 — curia.europa.eu
• KMO Partners, “Werkgevers moeten mogelijk tegen 1 april 2027 de arbeidstijd van hun personeel registreren” (7 oktober 2026, over NAR-advies nr. 2.499) — kmo.partners
• Partena Professional, FAQ arbeidstijdregistratie vanaf 1 januari 2027 — legalnews.be
• Securex, “Vanaf 2027 wordt de tijdsregistratie verplicht. Een prikklok is niet nodig.” — securex.be
• Deloitte Legal, “Verplichte tijdsregistratie vanaf 2027: wat betekent dit voor uw onderneming?” — deloitte.com
• FOD Financiën, “Het nieuw geregistreerd kassasysteem (GKS 2.0) wordt verplicht vanaf 1 juli 2026” — geregistreerdkassasysteem.be

Dit artikel is informatief en geen juridisch advies. Check de definitieve tekst in het Belgisch Staatsblad of bij je sociaal secretariaat voor je je arbeidsreglement aanpast.