Eventlogistiek vereenvoudigd: catering, capacity en timing

Een event runnen betrekt tientallen bewegende delen: catering-orders, vloerplannen, personeelsroosters, materiaal, opzet- en afbraaktijden. Cilurzo Hospitality brengt dit allemaal in één logistiek dashboard.

Catering-coördinatie

Catering-orders zijn direct gekoppeld aan het event-record. U ziet menu, hoeveelheden, dieetvereisten, en leveringstijden in één overzicht. Het systeem communiceert met de Orders module zodat de keuken exact weet wat te bereiden en wanneer.

Capaciteitsplanning met vloerplan-integratie

De fysische lay-out van uw locatie is belangrijk. Het systeem integreert met uw vloerplan om te tonen welke ruimtes aan welke events toegewezen zijn. Voorkom dubbele boekingen van ruimtes — als de hoofdzaal gereserveerd is voor een huwelijk op zaterdag, kan deze niet ook geboekt worden voor een corporate event.

Tijdschema’s

Elk event heeft drie kritieke tijdblokken:
– Opzet — Personeel arriveert, materiaal wordt geplaatst, decoraties gaan op
– Event — Het eigenlijke event loopt
– Afbraak — Schoonmaak, materiaal-opslag, locatie-reset

Het systeem trackt alle drie blokken, zodat u weet wanneer de ruimte echt beschikbaar is voor het volgende event.

Personeelstoewijzing voor events

Events hebben specifiek personeel nodig: event-coördinators, extra obers, beveiliging, schoonmaak-teams. De Planning module laat u event-specifieke shifts direct vanuit het event-record toewijzen. Geen aparte roostering nodig.

Materiaal-tracking

Houd bij welk materiaal elk event nodig heeft: tafels, stoelen, AV-materiaal, linnengoed, glaswerk. Het systeem onderhoudt een inventory en flagt conflicten — als twee events op dezelfde dag beide de 20 tafels nodig hebben die u bezit, wordt u vooraf gewaarschuwd.

Dubbele-boeking preventie

Het systeem voorkomt dubbele boekingen op twee niveaus: ruimtes en personeel. Een ruimte kan slechts één event tegelijk hosten. Een personeelslid kan slechts aan één event toegewezen worden tijdens zijn shift. Conflicten worden geflagd voordat ze problemen worden.

Vereenvoudig uw eventlogistiek. Plan een demo.

---

English Version

Event Logistics Simplified: Catering, Capacity, and Timing

Running an event involves dozens of moving parts: catering orders, floor plans, staff schedules, equipment, setup and teardown times. Cilurzo Hospitality brings all of this into one logistics dashboard.

Catering coordination

Catering orders are linked directly to the event record. You see the menu, quantities, dietary requirements, and delivery times in one view. The system communicates with the Orders module so the kitchen knows exactly what to prepare and when.

Capacity planning with floor plan integration

Your venue’s physical layout matters. The system integrates with your floor plan to show which areas are assigned to which events. Prevent double-booking of spaces — if the main hall is reserved for a wedding on Saturday, it can’t also be booked for a corporate event.

Timing schedules

Every event has three critical time blocks:
– Setup — Staff arrives, equipment is placed, decorations go up
– Event — The actual event runs
– Teardown — Cleanup, equipment storage, venue reset

The system tracks all three blocks, so you know when the space is truly available for the next event.

Staff assignment for events

Events need specific staff: event coordinators, extra servers, security, cleanup crews. The Planning module lets you assign event-specific shifts directly from the event record. No separate scheduling needed.

Equipment tracking

Keep track of what equipment each event needs: tables, chairs, AV equipment, linens, glassware. The system maintains an inventory and flags conflicts — if two events on the same day both need the 20 tables you own, you’re warned in advance.

Double-booking prevention

The system prevents double-booking on two levels: spaces and staff. A space can only host one event at a time. A staff member can only be assigned to one event during their shift. Conflicts are flagged before they become problems.

Simplify your event logistics. Book a demo.